تساهيل حسابات ERPنقاط البيع للمطاعم: الورديات والطاولات والكاشير
دليل عملي لتنظيم نقاط البيع في المطعم: فتح الوردية وإقفالها، وتسوية درج النقدية، وطرق الدفع، والطاولات والحجوزات، والعربون، وشاشة المطبخ.
أكبر مصدر للأخطاء في حسابات المطاعم ليس القيود المحاسبية، بل ما يحدث عند الكاشير: وردية تُقفل دون عدّ، ودفعة شبكة تُسجَّل نقدًا، وعربون يُنسى، وطاولة محجوزة يجلس عليها غيرها. هذا الدليل يشرح كيف تنظّم نقاط البيع في مطعمك خطوة بخطوة، سواء استخدمت تساهيل حسابات أو غيره — مع أمثلة من شاشات تساهيل.
١. نقطة البيع والكاشير والوردية
ثلاثة مفاهيم يجب أن تكون واضحة قبل البيع:
- نقطة البيع: الجهاز أو المكان الذي يُباع منه (كاشير الصالة، أو كاشير السفري، أو الكشك).
- الكاشير: المستخدم الذي يبيع، وله صلاحيات محددة.
- الوردية: فترة عمل لكاشير على نقطة بيع، تبدأ برصيد افتتاحي في الصندوق وتنتهي بعدّ فعلي.
كل فاتورة يجب أن تنتمي إلى وردية، وإلا فلن تعرف من المسؤول عن فرق الصندوق. في تساهيل لا يتم البيع إلا داخل وردية مفتوحة لنقطة بيع محددة.
٢. فتح الوردية
عند فتح الوردية تُحدَّد:
- نقطة البيع والتاريخ.
- رصيد الصندوق الافتتاحي — النقد الموجود في الدرج قبل أول بيعة.
- الفرع والمستودع الذي تُصرف منه الأصناف.
الرصيد الافتتاحي خطوة يتجاهلها كثيرون، لكنه أساس تسوية آخر الوردية: بدونه لا يمكن حساب المتوقع في الصندوق.
٣. البيع وطرق الدفع
في المطعم الواحد تتعدد طرق الدفع: نقد، وشبكة/مدى، وبطاقة ائتمانية، وتحويل بنكي، وتطبيقات التوصيل، والبيع الآجل لعميل له حساب. يجب أن تُسجَّل كل دفعة بطريقتها الصحيحة، لأن كل طريقة تذهب إلى حساب مختلف: النقد إلى الصندوق، والشبكة إلى البنك بعد التسوية، وتطبيقات التوصيل إلى ذمة التطبيق حتى تحويل مستحقاتها.
في تساهيل تُفتح شاشة البيع في نافذة مستقلة بلا قوائم، ويبقى البرنامج مفتوحًا للمحاسب في نافذة أخرى على البيانات نفسها. ولكل نقطة بيع نافذة واحدة فقط حتى لا تختلط الفواتير.
٤. الطاولات والحجوزات
إن كان مطعمك يخدم في الصالة:
- قسّم المكان إلى مناطق (صالة داخلية، وتراس، وغرف خاصة، وبار).
- رقّم الطاولات وحدّد كراسي كل طاولة.
- اجعل الكاشير يختار الطاولة من مخطط الصالة، لا أن يكتب رقمها.
- سجّل الحجوزات باسم العميل ورقم جواله وعدد الأفراد والوقت، وتجنّب حجز طاولة مشغولة أو محجوزة قريبًا من الوقت نفسه.
في تساهيل يظهر على الطاولة في المخطط اسم الطلب أو رقمه، وينبّهك «حجز الطاولات» إن تعارض الحجز مع حجز آخر أو زاد عدد الأفراد عن الكراسي.
٥. العربون
العربون الذي يدفعه العميل لحجز مناسبة أو طلب كبير ليس إيرادًا عند استلامه، بل التزام على المطعم حتى:
- يُخصم من فاتورة العميل عند تنفيذ الطلب، أو
- يُسترد للعميل إن أُلغي الحجز.
القيد عند الاستلام: من ح/ الصندوق إلى ح/ عرابين العملاء (التزام). وعند الخصم من الفاتورة يُقفل الالتزام مقابل ذمة العميل.
في تساهيل يُسجَّل العربون برقم جوال الدافع واسمه، ويظهر للكاشير «خصم عربون» فوق طرق التحصيل ليخصمه من أي فاتورة لاحقة، وجدول «أعمار العرابين المفتوحة» يبيّن ما تأخر خصمه أو استرداده.
٦. شاشة المطبخ
بدل الطلبات الورقية، تُعرض الطلبات على شاشة في المطبخ فور دفعها أو إرسالها من الكاشير. وفي تساهيل يتلوّن وقت الانتظار: أزرق، ثم برتقالي بعد ٨ دقائق، ثم أحمر بعد ١٥ دقيقة — فيعرف المطبخ الطلب المتأخر دون سؤال. وتعمل شاشة المطبخ حاليًا على الجهاز نفسه.
٧. إقفال الوردية وتسوية درج النقدية
هذه أهم خطوة في اليوم:
- عُدّ النقد الفعلي في الدرج بالفئات (٥٠٠، ٢٠٠، ١٠٠، ٥٠ … والعملات المعدنية).
- احسب المتوقع: الرصيد الافتتاحي + المبيعات النقدية − المسحوبات من الدرج.
- قارن المعدود بالمتوقع. الفرق عجز أو زيادة.
- سجّل الفرق بقيده: العجز مصروف، والزيادة إيراد — ولا تتركه معلّقًا.
في تساهيل تساعدك «تسوية درج النقدية» بعدّ الفئات وجمعها، وتعرض المتوقع مقابل المعدود والفرق لكل وردية، والفرق يُرحَّل مع إقفال الوردية على حساب فرق الصندوق. والكاشير الذي يتكرر عنده العجز يظهر من الجدول نفسه.
٨. تقارير الورديات
راجع يوميًا تقريرًا يعرض لكل وردية: الكاشير، ونقطة البيع، ووقت الفتح والإقفال، وعدد الفواتير، والمبيعات، والمرتجعات، والتحصيل بكل طريقة دفع، والمتوقع والمعدود والفرق. هذا ما تعرضه «مبيعات الورديات» في تساهيل، مع إمكانية فتح أي وردية لرؤية فواتيرها واحدة واحدة.
قائمة تحقق يومية للمطعم
- كل كاشير فتح ورديته برصيد افتتاحي.
- كل دفعة سُجّلت بطريقتها الصحيحة.
- العرابين المستلمة سُجّلت التزامًا، والمستخدمة خُصمت.
- كل وردية أُقفلت بعدّ فعلي، والفرق سُجّل.
- مبيعات تطبيقات التوصيل تُطابق مع كشوف التطبيقات دوريًا.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن يكون لكل كاشير وردية مستقلة؟
نعم، هذا ما يجعل فرق الصندوق منسوبًا إلى شخص ووقت محددين.
كيف أسجّل عجز الصندوق؟
كمصروف في حساب «عجز نقدية» بقيد عند إقفال الوردية، والزيادة كإيراد في «زيادة نقدية».
هل العربون إيراد؟
لا، التزام على المطعم حتى يُخصم من فاتورة أو يُسترد.
هل يمكن تشغيل كاشيرين على نقطتي بيع في الوقت نفسه؟
نعم، لكل نقطة بيع نافذة بيع مستقلة، ولكل كاشير ورديته.
هل يعمل البيع دون إنترنت؟
في تساهيل نعم: الكاشير يواصل البيع إذا انقطع الاتصال، ويحفظ المبيعات على الجهاز ثم يرفعها عند عودة الاتصال. وباقى البرنامج يحتاج اتصالًا للحفظ.
لمعرفة المزيد عن حسابات المطاعم، اقرأ برنامج محاسبة للمطاعم والمقاهي، وعن الضريبة اقرأ الفاتورة الإلكترونية في السعودية، أو تعرّف على تساهيل حسابات.
جرّبه في تساهيل: أنشئ حسابًا مجانيًا، واختر نشاط المطاعم، وافتح أول وردية.
