تساهيل حسابات ERPالفاتورة الإلكترونية في السعودية: المرحلتان وما تحتاجه
شرح مبسّط للفوترة الإلكترونية (فاتورة) في السعودية: مرحلة الإصدار ومرحلة الربط والتكامل، والبيانات المطلوبة في الفاتورة، وكيف تجهّز منشأتك خطوة بخطوة.
ألزمت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتيرها إلكترونيًا، على مرحلتين. هذا الدليل يشرح الفرق بين المرحلتين، والبيانات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة، وكيف تجهّز منشأتك، ثم ما يقدّمه تساهيل حسابات في كل مرحلة بدقة.
هذا المقال للتوعية العامة. المرجع الرسمي لتفاصيل المتطلبات والمواعيد هو موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وليست صورة ممسوحة ضوئيًا لفاتورة ورقية ولا ملف PDF يُكتب يدويًا. والهدف منها توحيد بيانات الفواتير، والحد من التلاعب، وتسهيل الامتثال الضريبي.
المرحلة الأولى: الإصدار
بدأت المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) في ٤ ديسمبر ٢٠٢١، وأهم ما فيها:
- إصدار الفواتير وحفظها عبر نظام إلكتروني بدل الكتابة اليدوية.
- الفاتورة الضريبية المبسطة (للمستهلك عادة) تحمل رمز استجابة سريعة QR يتضمن بيانات أساسية مثل اسم البائع ورقمه الضريبي وتاريخ الفاتورة وإجماليها وقيمة الضريبة.
- الفاتورة الضريبية القياسية (بين المنشآت عادة) تتضمن بيانات المشتري، ومنها رقمه الضريبي إن كان مسجلًا.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل
بدأت المرحلة الثانية في ١ يناير ٢٠٢٣، وتُطبَّق على المنشآت على دفعات تحددها الهيئة وتبلغ كل دفعة بموعدها مسبقًا. وفيها:
- تُصدر الفاتورة بصيغة XML وفق معيار UBL 2.1.
- يُربط نظام الفوترة بمنصة الهيئة «فاتورة»، وتُضاف إلى الفاتورة عناصر تقنية مثل المعرّف الفريد والختم التشفيري.
- الفواتير القياسية تُرسل للهيئة للتصريح قبل تسليمها للمشتري، والمبسطة تُبلَّغ للهيئة خلال مدة محددة بعد إصدارها.
إن لم يصلك إشعار دفعتك بعد، فالمطلوب منك الآن هو الالتزام بمتطلبات المرحلة الأولى والاستعداد للثانية.
البيانات التي يجب أن تكون صحيحة قبل أي شيء
أغلب أسباب رفض الفواتير أو تأخر الامتثال ليست تقنية، بل بيانات ناقصة. تأكد من:
- الرقم الضريبي للمنشأة (١٥ رقمًا) وسجلها التجاري.
- العنوان الوطني كاملًا: الشارع ورقم المبنى والحي والمدينة والرمز البريدي.
- بيانات العملاء الذين تصدر لهم فواتير قياسية، ومنها أرقامهم الضريبية.
- بنود الفاتورة: الوصف والكمية والسعر ونسبة الضريبة لكل سطر.
- تسلسل الفواتير بلا فجوات ولا تكرار.
كيف تجهّز منشأتك خطوة بخطوة
- راجع إن كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، وإن وصلها إشعار بدفعة الربط.
- استخدم نظامًا يصدر الفواتير إلكترونيًا ويضع رمز QR على الفاتورة المبسطة.
- أكمل بيانات المُصدِر والعنوان الوطني في النظام.
- نظّف بيانات العملاء، خاصة من تبيع لهم آجلًا أو بفواتير قياسية.
- افحص فواتيرك الحالية: هل فيها كل البيانات المطلوبة بصيغة XML صحيحة؟
- عند وصول إشعار دفعتك، فعّل الربط مع منصة فاتورة قبل الموعد.
ما يقدّمه تساهيل حسابات في الفوترة الإلكترونية
نكتب هنا الوضع الحالي بدقة:
- المرحلة الأولى ✓: رمز QR موجود على الفاتورة المطبوعة، والفواتير تُصدر وتُحفظ إلكترونيًا مع ترقيم تلقائي مستقل.
- فاتورة XML بصيغة UBL 2.1 وفحص الجاهزية للمرحلة الثانية ✓: شاشة «الفوترة الإلكترونية» تولّد ملف XML لكل فاتورة، وتفحص جاهزيتها قبل الإرسال: الرقم الضريبي، والعنوان الوطني، ورقم العميل، وبنود الفاتورة. ويمكن تصدير كل الفواتير XML دفعة واحدة.
- الربط المباشر مع منصة فاتورة (المرحلة الثانية): قيد التنفيذ، ويتفعّل من الإعدادات بكود OTP عند اكتماله.
ضريبة القيمة المضافة من الفاتورة إلى الإقرار
الفوترة الإلكترونية جزء من صورة أكبر: كل فاتورة مبيعات أو مشتريات في تساهيل تُنشئ قيدها بضريبة المخرجات أو المدخلات. ويبني «تقرير ضريبة القيمة المضافة» الوعاء والضريبة شهرًا بشهر من القيود نفسها، و«الإقرارات الضريبية» تجمّع كل فترة (ربع سنوية مثلًا) وتُقفلها بعد التقديم، وأي قيد يدخل فترة مقفلة يظهر في «تسويات» ويُضاف للإقرار التالي.
الأسئلة الشائعة
هل يكفي ملف PDF لاعتبار الفاتورة إلكترونية؟
لا. الفاتورة الإلكترونية تُصدر وتُحفظ عبر نظام إلكتروني بصيغة منظمة؛ وملف PDF أو صورة لفاتورة يدوية لا يكفي.
ما الفرق بين الفاتورة الضريبية القياسية والمبسطة؟
القياسية تصدر عادة بين المنشآت وتتضمن بيانات المشتري الضريبية، والمبسطة تصدر عادة للمستهلك وتحمل رمز QR.
متى تنطبق المرحلة الثانية على منشأتي؟
تُطبَّق على دفعات تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتبلغ كل منشأة بموعدها مسبقًا. راجع موقع الهيئة للتفاصيل.
هل تساهيل مربوط بمنصة فاتورة الآن؟
ليس بعد. المرحلة الأولى وملف XML بصيغة UBL 2.1 وفحص الجاهزية متاحة الآن، أما الربط المباشر مع منصة فاتورة فقيد التنفيذ، ويتفعّل من الإعدادات بكود OTP عند اكتماله.
هل يحسب البرنامج الإقرار الضريبي؟
نعم، يجمّع ضريبة المخرجات والمدخلات لكل فترة من القيود، ويمكن إقفال الفترة بعد التقديم.
لمعرفة كيف يعمل هذا في نشاطك، اطّلع على برنامج محاسبة للمطاعم وبرنامج محاسبة للمقاولات، أو تعرّف على تساهيل حسابات.
جرّبه في تساهيل: أنشئ حسابًا مجانيًا، وأكمل بيانات المُصدِر، وأصدر أول فاتورة لترى رمز QR وجاهزية ملف XML.
