تساهيل حسابات ERPدورة المشتريات: طلب الشراء وأمر الشراء والاستلام والمطابقة
دورة المشتريات خطوة بخطوة: طلب الشراء وأمر الشراء واعتماده، وإذن الاستلام والبضاعة الواردة غير المفوترة، والمطابقة الثلاثية، وفاتورة المورد والمرتجع، وتكلفة الاستيراد.
المشتريات بلا دورة واضحة تعني بضاعة تصل دون أمر، وفواتير تُدفع دون استلام، وفروق أسعار لا يلاحظها أحد. هذا الدليل يشرح الدورة الكاملة من الطلب حتى الفاتورة، وقيد كل خطوة.
١. طلب الشراء وأمر الشراء
يبدأ الطلب بالأصناف والكميات والأسعار المتوقعة، ثم يُعتمد ويُحوَّل إلى أمر شراء للمورد، ثم إلى فاتورة. ولكل مستند حالته: مسودة، ومعتمد، ومحوّل، وملغي، ولا يُحوَّل إلا المعتمد.
الطلب والأمر لا ينشئان قيدًا، فهما التزام تجاري لا محاسبي.
٢. إذن الاستلام
حين تصل البضاعة قبل الفاتورة، يُسجَّل إذن استلام بالمورد وأمر الشراء (اختياري) والمستودع. وإن اخترت أمر الشراء تُعبّأ الكميات تلقائيًا بالمتبقي منه، فيمكن الاستلام على دفعات.
القيد:
- من ح/ المخزون
- إلى ح/ بضاعة واردة لم تُفوتر
فيزيد المخزون فورًا، ويبقى الحساب الوسيط مفتوحًا حتى تصل فاتورة المورد.
٣. فاتورة المورد
تُنشأ من إذن الاستلام أو مستقلة، بتاريخ الاستحقاق ورقم فاتورة المورد والمستودع ومركز التكلفة. والقيد:
- من ح/ المخزون أو المصروف (أو ح/ بضاعة واردة لم تُفوتر إن كانت من إذن استلام)
- من ح/ ضريبة المدخلات
- إلى ح/ المورد
وضريبة المدخلات إما قابلة للخصم، أو غير قابلة للخصم فتُحمَّل على التكلفة.
٤. المطابقة الثلاثية
قبل السداد، قارن: أمر الشراء ← إذن الاستلام ← فاتورة المورد. أي فرق في الكمية أو السعر يظهر هنا: لم يُستلم، أو مطابق، أو فرق فاتورة، أو لم تصل الفاتورة.
٥. مرتجع المشتريات
يُربط بالفاتورة الأصلية، ولا يتجاوز ما بقي قابلًا للإرجاع منها، ويعكس قيدها.
٦. تكلفة الاستيراد
الشحن والجمارك والتخليص والتأمين جزء من تكلفة البضاعة المستوردة (المعيار الدولي ٢). تُربط الشحنة بأذونات الاستلام أو فواتير الشراء، وتُوزَّع التكاليف على الأصناف بالقيمة أو بالكمية، فترتفع تكلفة المخزون فعليًا:
- من ح/ المخزون
- إلى الحساب الذي سُدّدت منه كل تكلفة
كيف يدير تساهيل حسابات المشتريات
- طلب الشراء وأمر الشراء بالاعتماد والتحويل بضغطة، وعروض الأسعار والأوامر بنسبة التحويل.
- إذن استلام بضاعة واستلامات البضاعة مع رصيد «واردة لم تُفوتر».
- المطابقة الثلاثية بفرق الكمية وفرق السعر لكل صنف.
- فاتورة مشتريات ومرتجع مشتريات مع قائمة بالمسدَّد والمتبقي.
- شحنة وتكلفة مستوردة بنسبة التحميل والأصناف المتأثرة.
اقرأ أيضًا إدارة المخزون في أكثر من مستودع وإقرار ضريبة القيمة المضافة، أو تعرّف على تساهيل حسابات.
الأسئلة الشائعة
هل أمر الشراء يُنشئ قيدًا؟
لا، القيد يبدأ من إذن الاستلام أو فاتورة المورد.
ماذا لو وصلت البضاعة قبل الفاتورة؟
سجّل إذن استلام: يزيد المخزون مقابل «بضاعة واردة لم تُفوتر»، ويُقفل الحساب حين تُربط الفاتورة بالإذن.
هل يمكن الاستلام على دفعات؟
نعم، إذن الاستلام يعبّئ المتبقي من أمر الشراء في كل مرة.
كيف تُضاف مصاريف الشحن والجمارك إلى التكلفة؟
بشحنة تكلفة مستوردة توزّعها على الأصناف بالقيمة أو بالكمية.
جرّبه في تساهيل: أنشئ حسابًا مجانيًا، وسجّل أمر شراء، واستلمه بإذن، ثم اربط فاتورة المورد.
