تساهيل حسابات ERPالقيد اليومي: كيف تسجّله صحيحًا ومتى تعكسه
كيف تسجّل القيد اليومي: المدين والدائن والتوازن، والطرف ومركز التكلفة، والمسودة والترحيل، والقيد العكسي بدل التعديل، ودفتر اليومية.
القيد اليومي هو أصغر وحدة في المحاسبة: كل عملية تُسجَّل بطرف مدين وطرف دائن متساويين. وكل تقرير — من ميزان المراجعة إلى القوائم المالية — يُبنى من هذه القيود.
مكونات القيد
- التاريخ والرقم — رقم متسلسل تلقائي، أو رقم يدوي لا يتكرر.
- المرجع — رقم الفاتورة أو الشيك أو الإيصال.
- البيان — ماذا حدث، بجملة واضحة يفهمها المراجع بعد سنة.
- السطور: لكل سطر حساب، ومدين أو دائن (لا الاثنان معًا)، وبيان.
قواعد لا تُكسر
- التوازن: مجموع المدين = مجموع الدائن، وإلا لا يُرحَّل القيد.
- الحساب الفرعي فقط: لا يُرحَّل على حساب رئيسي تجميعي.
- الطرف على حسابات العملاء والموردين والموظفين: حتى يظهر المبلغ في كشف حساب الطرف نفسه لا في الرصيد الإجمالي فقط.
المسودة والترحيل
المسودة قيد محفوظ لم يؤثر على الدفاتر بعد — مفيد حين تنتظر مستندًا أو موافقة، ويمكن حفظها وهي غير متوازنة. أما الترحيل فيجعل القيد جزءًا من الدفاتر والتقارير.
القيد العكسي بدل التعديل
إن اكتشفت خطأ في قيد مرحّل، لا تعدّله ولا تحذفه: سجّل قيدًا عكسيًا يعكس سطوره بتاريخ اليوم، أو بنفس تاريخ القيد، أو بأول الشهر التالي، ثم سجّل القيد الصحيح. هكذا يبقى الأثر كاملًا لمن يراجع.
كيف يدير تساهيل حسابات القيود
- قيد يومية: رقم تلقائي، والتاريخ، والمرجع، والبيان، وسطور بالحساب والطرف (يظهر لحسابات العملاء والموردين والموظفين) ومركز التكلفة، مع شارة «متوازن» أو «غير متوازن» والفرق، وإرفاق المستندات.
- حفظ وترحيل أو حفظ كمسودة، والطباعة.
- الحراسة: لا ترحيل على حساب رئيسي، ولا قيد في فترة مقفلة، مع ضبط الموازنة ودورة الاعتماد إن فعّلتهما. وتعديل القيد المرحّل أو إلغاء ترحيله للمدير فقط.
- قيد عكسي بضغطة، مرة واحدة لكل قيد، ولا يسبق تاريخ القيد الأصلي.
- دفتر اليومية: كل سطور القيود بالتاريخ والرقم والحساب والطرف ومركز التكلفة، مع التصفية بالنوع (قيود، وسندات قبض وصرف، وافتتاحي) والتصدير.
اقرأ أيضًا ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ والتسويات الجردية، أو تعرّف على تساهيل حسابات.
الأسئلة الشائعة
لماذا لا يُرحَّل القيد غير المتوازن؟
لأن كل عملية لها طرفان متساويان — والفرق يعني خطأ في مبلغ أو سطر ناقص.
هل أعدّل القيد المرحّل إن وجدت فيه خطأ؟
الأفضل قيد عكسي ثم القيد الصحيح، فيبقى أثر التصحيح ظاهرًا.
متى أستخدم المسودة؟
حين تنتظر مستندًا أو موافقة، أو لم تكتمل الأرقام بعد.
لماذا يُطلب الطرف في بعض السطور؟
لأن حسابات العملاء والموردين والموظفين تحتاج معرفة لمن المبلغ، حتى يصح كشف حسابه.
جرّبه في تساهيل: أنشئ حسابًا مجانيًا، وسجّل أول قيد يومية ورحّله.
